GÖREVİN ADI                   :  Şef

GÖREVİN KAPSAMI       : Daire Başkanlıkları

GÖREVİN KISA TANIMI

Gümüşhane Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Fakülteler, Yüksek Okullar, Meslek Yüksek Okulları, Daire Başkanlıklarındaki gerekli tüm faaliyetlerinin etkenlik, verimlilik ilkelerine ve görevi kapsamındaki mevzuata uygun olarak yürütülmesi amacıyla bulunduğu birimin görevlerini yapar.

GÖREVİ VE SORUMLULUKLAR 

  • Şef, Şube Müdürü ve Daire Başkanına karşı sorumludur.
  • Başkanlığa gelen her türlü evrakın imza karşılığı alınmasını, kayıt edilmesini ve ilgilisine iletilmesini sağlamak.
  • Amirin talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması için dağıtımını sağlamak.
  • Daire Başkanı tarafından yazılması talep edilen yazıların kurallara uygun olarak kısa sürede yazılmasını sağlamak.
  • Başkanlığa gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak konularına göre dosyalanmasını, Başkanlıktan havale edilerek çıkan evrakın kayıt edilerek dağıtımının yapılmasını sağlamak.
  • Giden evrakların birer suretlerinin ilgili dosyalarda muhafazasını sağlamak.
  • Daire Başkanlığı personelinin özlük hakları ile ilgili konuların takip edilmesini, izin ve rapor gidiş - dönüş tarihlerinin Personel Daire Başkanlığına yazıyla bildirilmesini sağlamak.
  • Yılsonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arşive gönderilmesi gereken evrakın belirlenerek söz konusu işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.
  • Birimin gereksinimi olan her türlü kırtasiye malzemelerinin alınmasını, faks, fotokopi makinesi, bilgisayar v.b. demirbaşın korunması ve bakımlarının yapılmasını, bunlara ait kayıtların tutulmasını sağlamak.
  • Personele ait yıllık izin listelerinin yapılmasını ve onaya sunulmasını sağlamak
  • Üst makamlardan birime gelen emir, talimat ve yönerge v.b. duyuruları personele imza karşılığı tebliğ ederek dosyalanmasını sağlamak.
  • Birim çalışanlarının ödenek, tazminat, masraf, yolluk ve diğer mali haklar ve izin işlemlerinin ilgili birimler ile eşgüdüm içerisinde yürütülmesini sağlamak
  • Gelen, giden yazıları, şikâyetlerle ilgili bilgileri ve saklanması gerekli diğer belgelerin dosyalanmasını sağlamak.
  • Hazırlıkta başarısızlık, kurum içi, kurumlar arası yatay geçiş ve kendi isteği gibi nedenler ile kaydı silinecek öğrencileri tespit etmek ve gerekli yazışmaları yapmak,
  • Stajların otomasyona ve kütüklere işlenerek dosyalamak,
  • Askerlik işlemlerini yürütmek,
  • Sosyal Güvenlik Kurumundan gelen yazılara cevap vermek,
  • Yatay geçişle gelen öğrencilerin evraklarını geldikleri Üniversitelerden yazı ile istenmesi,
  • ÖSYM istatistiklerini hazırlamak,
  • Kredi Yurtlar Kurumundan burs, öğrenim kredisi ve katkı kredisi alan öğrencilerin takibini yapmak ve öğrenim durumlarını Kredi Yurtlar Kurumuna bildirmek,
  • İzin alan öğrencilerin yazışmalarını yaparak kararlarının otomasyon sistemine işlemek ve öğrencilere bildirilmesini sağlamak,
  • Yeni kayıt dosyalarını kontrol etmek ve ek kontenjanları belirlemek,
  • Öğrenci Kütüklerinin düzenli olarak tutulması,
  • Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü talepleri incelemek ve gerekli cevapların verilmesini sağlamak,
  • Üniversite içi birimler ve üniversite dışı kurumlarla yazışmaları usulüne uygun yapmak,
  • Daire Başkanlığının gelen-giden evrak kayıtlarını yaparak takip etmek,
  • Türkî Cumhuriyetlerinden gelen ve kendi imkanlarıyla öğrenim gören yabancı uyruklu öğrenciler ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,
  • Üniversitemizi kazanan  öğrencilerin kayıtlarını yapmak,
  • ÖSYM, kurum içi, kurumlar arası ve çift anadal kontenjanlarının organizasyonu ile ilgili yazışmaları yapmak,
  • Mezun durumunda olup, henüz diploması hazırlanmamış öğrencilere mezun olduğuna dair yazı vermek,
  • Öğrenci disiplin cezalarının otomasyon sistemine işlemek ve YÖK web sayfasına girişlerini yapmak,
  • Kendisine verilen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek,
  • Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak ve saklamak,
  • İş hacmi yoğun olan birimlere amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak,
  • Diploma hazırlama ve dağıtım sürecinin organizasyonu ile takibini yapmak,
  • Mezun öğrencileri diploma defterine işlemek,
  • Mezun ve kaydı silinen öğrencilerin Ek-C Belgelerinin askerlik şubelerine gönderilmesi,
  • Öğrencilere diploma eki vermek,
  • Diploma kaybı başvurularında mezuniyet yerine geçerli belge hazırlamak veya ikinci kez diploma düzenletmek,
  • Mezuniyet not ortalaması sıralamalarını hazırlamak,
  • Mezun ve ilişiği kesilen öğrencilerle ilgili kurum ve kuruluşlardan ve öğrencilerden gelen yazılara gerekli cevapları yazılı olarak bildirmek,
  • Mezun ve kaydı silinen öğrencilerle ilgili diğer işlemleri yapmak,
  • Hazırlanan diplomaların teslimini yapmak,
  • Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin ilişik kesme sürecini takip etmek ve onaylarını kontrol etmek,
  • Arşivleme işlemlerini yapmak ve arşivi düzenlemek,
  • İlgili Birimlerden gelen Yönetim Kurullarında öğrencilerle ilgili alınan kararları otomasyon sistemine işlemek ve kurul kararlarını tarih sırasına göre birim birim dosyalamak,
  • Af kapsamında gelen öğrencilerin iş ve işlemlerini yapmak,
  • Birimlerden gelen sınav listelerinin dosyalanarak arşivlenmesini yapmak,
  • Mezun durumuna gelen öğrencilerin (Transkriptlerini Ders Müfredatlarıyla karşılaştırarak) tespitini yapmak,
  • Mezuniyette dereceye giren öğrencilerin tespitini yapmak,
  • Başarı Oranları ve % 10’a giren öğrencilerin tespitini yapmak,
  • Öğrencilerden gelen yazılı ve sözlü talepleri incelemek ve gerekli cevapların verilmesini sağlamak,
  • Daire Başkanı ile birim sorumluları tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,

YETKİLERİ

  • Bulunduğu birimin memurları tarafından hazırlanan yazı ve dosyaları içerik ve biçim yönünden inceleyerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlamak
  • Evrak dosyalarında bulunan numara, tarih, gideceği yer, imza ve benzeri eksiklikleri inceleyerek gerekli önlemleri almak
  • Tamamlanmış olan evrak ve dosyaları ilgililere dağıtarak kontrollerini yaptırma ve sevk memurlarına verilmesini sağlamak.
  • İşlemi bitmemiş evrakı ilgili memuru ile birlikte izleyerek sonuçlandırmak.
  • Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerini izlemek ve yapılmasını sağlamak.
  • Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemleri almak.
  • Birimindeki memurların devam ve çalışmalarını izlemek, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak.

 

EN YAKIN YÖNETİCİSİ

Şube Müdürü


ALTINDAKİ BAĞLI İŞ UNVANLARI

Bilgisayar işletmeni, memur, şoför, kaloriferci

 

BU İŞTE ÇALIŞANLARDA ARANAN NİTELİKLER

  1. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanun’unda belirtilen genel niteliklere sahip olmak.
  2. En az iki yıllık Yüksekokul mezunu olmak.
  3. Yaptığı iş ile ilgili mevzuatı bilmek.
  4. Görevini gereği gibi yerine getirebilmek için gerekli iş deneyimine sahip olmak.      

SORUMLULUK:

Şef, yukarıda yazılı olan bütün bu görevleri kanunlara ve yönetmeliklere uygun olarak yerine getirirken,  İstihdam edildiği birimin Şube Müdürüne, Daire Başkanına, Genel Sekreter karşı sorumludur.

HIZLI ERİŞİM

Öğrenci OtomasyonuStaj DefteriBologna SüreciAKTSAkademik TakvimösymyökTanıtım Kataloğu